Ist ein Lieferschein gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, eine generelle Pflicht zum Lieferschein gibt es im deutschen Recht nicht. Trotzdem ist er in vielen Branchen (Großhandel, Spedition, Bau, B2B-Versand) faktisch Standard — und in einigen Fällen indirekt vorgeschrieben, z. B. bei Gefahrguttransporten oder Lebensmittellieferungen mit Rückverfolgbarkeit.

Darf der Lieferschein die Rechnung ersetzen?

Ein Lieferschein kann gleichzeitig als Rechnung dienen, wenn er alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthält (insbesondere die Aufschlüsselung von Netto, USt und Brutto). Im Alltag werden beide Dokumente aber bewusst getrennt: der Lieferschein begleitet die Ware physisch, die Rechnung folgt per Post oder E-Mail an die Buchhaltungsadresse.

Wie lange muss ich Lieferscheine aufbewahren?

Lieferscheine gelten als Handelsbriefe bzw. Buchungsbelege und unterliegen damit der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht. Üblicherweise sind das 6 Jahre für Handelsbriefe; werden sie als Buchungsbeleg verwendet (z. B. weil der Inhalt nicht auch auf der Rechnung steht), 10 Jahre. Sicherheitshalber 10 Jahre.

Muss der Empfänger den Lieferschein unterschreiben?

Rechtlich erforderlich ist die Unterschrift nicht — sie ist aber praktisch unverzichtbar, weil sie als Empfangsbestätigung dient und bei Streit über fehlende oder beschädigte Ware das wichtigste Beweisstück ist. Üblich: zwei Ausfertigungen, eine bleibt beim Kunden, eine geht unterschrieben zurück.

Lieferschein: Inhalt und Aufbewahrung

Veröffentlicht am 2026-05-12

Ein Lieferschein klingt nach trockener Logistik — ist aber in vielen Geschäften das entscheidende Dokument, wenn nachträglich etwas fehlt, beschädigt ist oder über die gelieferte Menge gestritten wird. Dieser Ratgeber erklärt, wofür der Lieferschein wirklich gebraucht wird, was unbedingt darauf gehört und wie er sich von Rechnung und Auftragsbestätigung unterscheidet.

Was ist ein Lieferschein?

Der Lieferschein ist ein Begleitdokument zur physischen Warenlieferung. Er bestätigt, welche Waren in welcher Menge an wen und wann geliefert wurden. Im Unterschied zur Rechnung enthält er keine Preise (es sei denn, du wählst bewusst die kombinierte Form „Lieferschein-Rechnung“). Das hat einen praktischen Grund: Der Lieferschein landet oft im Lager oder am Empfang, also nicht beim Buchhalter, der Einkaufspreise eines Drittunternehmens sehen sollte.

Lieferschein vs. Rechnung vs. Auftragsbestätigung

Drei Dokumente, drei Funktionen:

Auftragsbestätigung: Bestätigt nach Vertragsschluss, was der Kunde bestellt hat und was geliefert werden wird. Enthält Preise. Geht vor der Lieferung an den Kunden.
Lieferschein: Begleitet die Ware physisch. Listet auf, was tatsächlich geliefert wird. Üblich ohne Preise.
Rechnung: Fordert die Zahlung. Enthält alle Preise und USt nach § 14 UStG. Folgt zeitlich auf die Lieferung — entweder als separates Dokument oder im selben Lieferschein.

Bei kleinen Online-Shops und im B2C-Geschäft ist die Trennung oft unnötig — ein einziges Dokument („Rechnung mit Lieferaufstellung“) deckt alles ab. Im B2B-Geschäft mit getrennten Adressen (Warenanlieferung vs. Rechnungsadresse) und im Großhandel ist die saubere Trennung Standard.

Was gehört auf den Lieferschein?

Eine gesetzliche Pflichtangabenliste wie bei der Rechnung gibt es nicht — aber folgende Punkte haben sich als praktikabler Standard etabliert:

Name und Anschrift des liefernden Unternehmens und des Empfängers,
ggf. abweichende Lieferadresse (Filiale, Baustelle, Lager),
Lieferschein-Nummer (eindeutig, möglichst auf der Rechnung referenziert),
Lieferdatum und ggf. Bestelldatum mit Bestellnummer des Kunden,
Liste der Positionen: Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, ggf. Einheit (Stück, kg, m),
optional: Lagerort, Charge, Seriennummer bei rückverfolgbaren Produkten,
optional: Hinweise zu Transportschäden, Vermerk „Ware geprüft“ oder „mit Vorbehalt angenommen“,
Platz für Datum und Unterschrift des Empfängers.

Sonderfall: kombinierter Lieferschein und Rechnung

Wenn dein Geschäft keine getrennten Adressen kennt (Bäckerei beliefert Café, Kleinhandwerker liefert direkt an den Privatkunden), kannst du Lieferschein und Rechnung in einem Dokument zusammenfassen. Dann gelten allerdings die Pflichtangaben aus § 14 UStG: vollständige Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, USt-Aufschlüsselung, Brutto-Summe. Praktisch bedeutet das: der Lieferschein verlässt seine reduzierte Form und wird zur Rechnung mit Liefercharakter. Spart Papier, ist aber im Buchhaltungsfluss nicht immer praktisch.

Aufbewahrung — wie lange und in welcher Form?

Lieferscheine sind im handelsrechtlichen Sinn Handelsbriefe (§ 257 HGB) und damit aufbewahrungspflichtig. Die Fristen:

6 Jahre, wenn der Lieferschein „nur“ als Begleitpapier dient und alle relevanten Informationen auf der Rechnung wiederholt werden,
10 Jahre, wenn der Lieferschein als Buchungsbeleg verwendet wird — z. B. wenn die Rechnung pauschal auf ihn verweist („Leistungsumfang gemäß Lieferschein Nr. ...“).

Pragmatisch: 10 Jahre aufbewahren, dann bist du auf der sicheren Seite. Digitale Aufbewahrung ist erlaubt, wenn die GoBD-Anforderungen (Unveränderbarkeit, Zugriff, Lesbarkeit) eingehalten werden — PDFs in einem ordentlichen Archivsystem sind in der Regel ausreichend.

Schritt-für-Schritt mit unserem Generator

Öffne den Lieferscheingenerator.
Trage die Lieferadresse separat ein, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht.
Lege die Positionen mit Artikelnummer, Bezeichnung und Menge an — Preise lässt du standardmäßig leer.
Trag Bestellnummer und Lieferdatum ein, damit der Lieferschein in der Buchhaltung des Empfängers auffindbar ist.
Drucke zwei Exemplare aus: eines bleibt beim Kunden, das andere bekommst du unterschrieben zurück.

Häufige Fehler

Mengen nicht spezifiziert. „1 Karton“ reicht nicht — wie viele Einheiten in dem Karton? Bei Reklamationen entscheidet diese Genauigkeit.
Keine Lieferschein-Nummer. Ohne sie ist die Rechnungs-Referenz später ein Suchspiel.
Falsche Adresse bei Filial- oder Baustellenlieferung. Immer die tatsächliche Anlieferstelle, nicht die Rechnungsanschrift.
Vergessen, zwei Exemplare auszudrucken. Ohne unterschriebenes Rückexemplar fehlt der Beweis für die erbrachte Lieferung.