Muss ich erst eine Zahlungserinnerung schicken, bevor ich „Mahnung“ draufschreibe?

Nein, das ist nicht zwingend. Sobald der Kunde im Verzug ist (siehe § 286 BGB), kannst du direkt eine Mahnung schicken. Eine vorgeschaltete höfliche Zahlungserinnerung ist aber im Geschäftsleben üblich — sie schützt die Kundenbeziehung und kostet nichts, weil zu diesem Zeitpunkt noch keine Mahngebühren anfallen.

Wann ist mein Kunde überhaupt im Zahlungsverzug?

Nach § 286 BGB: spätestens 30 Tage nach Rechnungszugang automatisch (bei Verbrauchern nur, wenn auf der Rechnung darauf hingewiesen wurde). Schneller geht's mit konkretem Zahlungsziel auf der Rechnung („Zahlung bis 15.06.2026“) — dann tritt der Verzug ab dem nächsten Tag ein. Oder mit einer Mahnung, die den Verzug ausdrücklich begründet.

Wie hoch sind die Verzugszinsen 2026?

Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Bundesbank festgelegt. Bei Verbrauchern gilt: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte. Bei Geschäftskunden: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte. Den aktuellen Basiszinssatz findest du auf bundesbank.de — er liegt seit Jahren teils im negativen, teils im niedrig positiven Bereich.

Kann ich Mahngebühren in Rechnung stellen?

Ja, im Rahmen des tatsächlichen Aufwands. Üblich sind 2,50 € bis 5 € pro Mahnung — höhere Beträge müssen begründbar sein. Bei Geschäftskunden steht dir nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich eine pauschale Mahngebühr von 40 € zu, die du auf den Mahnschreibensaufwand anrechnen darfst.

Mahnung schreiben: Stufen und Fristen

Veröffentlicht am 2026-05-12

Eine unbezahlte Rechnung ist ärgerlich — aber kein Anlass für emotional aufgeladene Schreiben. Mahnen heißt in Deutschland: rechtssicher den Verzug feststellen, Zinsen und Kosten geltend machen und stufenweise eskalieren, bis der Betrag entweder kommt oder das gerichtliche Mahnverfahren beginnt. Diese Anleitung zeigt, was bei jeder Mahnstufe sinnvoll ist und welche Beträge dir zustehen.

Wann ist Mahnen überhaupt erlaubt?

Mahnen darfst du, sobald dein Kunde im Verzug ist. Verzug tritt nach § 286 BGB in drei Fällen ein:

Du hast auf der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum genannt und der Tag ist ohne Eingang verstrichen.
Du hast eine erste Mahnung verschickt, in der der Kunde unmissverständlich zur Zahlung aufgefordert wird — ab Zugang dieser Mahnung beginnt der Verzug.
Es sind 30 Tage seit Rechnungszugang verstrichen. Bei Verbrauchern gilt das allerdings nur, wenn du auf diese 30-Tage-Regel ausdrücklich auf der Rechnung hingewiesen hast.

Wer bereits auf der Rechnung „Zahlbar bis 30.05.2026 ohne Abzug“ schreibt, spart sich diese Diskussion: am 31.05. ist der Kunde im Verzug, und du kannst direkt zur Mahnung übergehen.

Die drei klassischen Mahnstufen

Stufe 1: Zahlungserinnerung (höflich)

Auch wenn rechtlich nicht zwingend: Eine erste, freundlich formulierte Zahlungserinnerung ist im Geschäftsleben üblich. Sie schützt die Kundenbeziehung — manchmal liegt einfach ein Versehen vor oder die Rechnung ist im Spam gelandet. Typische Formulierung:

„Sehr geehrte Frau Schmidt, vermutlich ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass die Rechnung Nr. 2026-042 vom 12.04.2026 über 1.190,00 € noch offen ist. Wir bitten höflich um Ausgleich bis zum 25.05.2026. Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos."

In dieser Stufe sind keine Mahngebühren und keine Verzugszinsen üblich — du gibst dem Kunden Raum, das Missgeschick selbst zu beheben.

Stufe 2: Erste Mahnung (bestimmt)

Wenn auch nach der Erinnerung nichts kommt, folgt die erste „echte“ Mahnung. Hier wird der Ton sachlich-bestimmt, der Verzug ausdrücklich benannt, und du kannst erstmals Mahngebühren und Verzugszinsen geltend machen:

Bezugnahme auf Rechnungsnummer, ursprüngliches Zahlungsziel und bisher erfolglose Erinnerung,
neue, kurze Frist (z. B. „bis 10.06.2026“),
Aufschlüsselung: offener Rechnungsbetrag + Mahngebühr + Verzugszinsen seit Verzugsbeginn,
Hinweis, dass bei weiterer Nichtzahlung gerichtliche Schritte folgen.

Stufe 3: Letzte Mahnung vor gerichtlichem Mahnverfahren

Die dritte Stufe ist die Ankündigung, dass du nun den gerichtlichen Mahnbescheid oder Inkassoauftrag erteilen wirst. Ton: sachlich-knapp, mit Setzung einer letzten, kurzen Frist (typisch 7 Tage). Auch hier wieder Mahngebühr und Zinsen aufschlüsseln. Wenn der Kunde auch darauf nicht reagiert, gehst du zum gerichtlichen Mahnverfahren über (Online unter online-mahnantrag.de) oder beauftragst ein Inkassobüro bzw. einen Anwalt.

Verzugszinsen 2026 — was steht dir zu?

Verzugszinsen berechnen sich vom Tag nach Verzugseintritt bis zum Tag der Zahlung. Die Sätze nach § 288 BGB:

Verbraucher als Schuldner: Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte.
Geschäftskunden als Schuldner: Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte.
Zusätzlich bei Geschäftskunden: einmalige Verzugspauschale 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB, die auf einen späteren Rechtsverfolgungsaufwand angerechnet werden darf.

Den aktuellen Basiszinssatz veröffentlicht die Deutsche Bundesbank halbjährlich (jeweils zum 1.1. und 1.7.). Für die Berechnung über mehrere Halbjahre musst du den jeweils gültigen Satz anwenden — eine einfache Formel: offener Betrag × (Basiszins + 5 bzw. 9) % × Tage / 365.

Mahngebühren — wie viel ist angemessen?

Mahngebühren sind als tatsächlich entstandener Aufwand begründbar. In der Praxis haben sich folgende Werte etabliert:

1. Mahnung: 2,50 € (Porto + minimaler Aufwand),
2. Mahnung: 5,00 €,
3. Mahnung: 7,50 €.

Höhere Beträge (z. B. 15 € pauschal ab der ersten Mahnung) sind im B2C-Bereich angreifbar und können bei strittigen Fällen vor Gericht gekürzt werden. Bei Geschäftskunden gilt zusätzlich die 40-€-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Inkassokosten, Anwaltsgebühren und Gerichtskosten bei weiterer Eskalation dürfen ebenfalls als Verzugsschaden geltend gemacht werden.

Schritt-für-Schritt mit unserem Generator

Öffne den Mahnungsgenerator.
Wähle die Mahnstufe (Zahlungserinnerung, 1. Mahnung, 2. Mahnung, letzte Mahnung). Der Ton der Vorlage passt sich automatisch an.
Trage die ursprüngliche Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Bruttobetrag und das verstrichene Zahlungsziel ein.
Lege Mahngebühren und Verzugszinsen fest — Vorschlagswerte stehen schon im Tool, du kannst sie anpassen.
Setze die neue Zahlungsfrist (z. B. 7 oder 14 Tage ab Mahndatum).
Vorschau prüfen, PDF herunterladen, an den Kunden schicken — am besten per E-Mail und per Post mit Einschreiben, je nach Höhe des Betrags.

Wenn nichts mehr kommt: gerichtlicher Mahnbescheid

Wenn auch die dritte Mahnung wirkungslos bleibt, kannst du beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid beantragen — das geht online unter online-mahnantrag.de. Die Gerichtskosten richten sich nach der Forderungshöhe und liegen bei kleinen Beträgen im zweistelligen Eurobereich. Reagiert der Schuldner nicht auf den Mahnbescheid (binnen zwei Wochen), folgt der Vollstreckungsbescheid — auf dessen Basis kann der Gerichtsvollzieher tätig werden. Bei strittigen oder größeren Beträgen ist der Weg über einen Anwalt der direktere und oft schnellere — auch wenn er anfangs teurer wirkt.