Brauche ich als Freelancer eine USt-IdNr?

Nur wenn du B2B-Geschäfte mit Kunden im EU-Ausland machst oder freiwillig auf die Kleinunternehmer-Regelung verzichtest. Für rein deutsche B2C-Geschäfte reicht die Steuernummer aus dem Finanzamt. USt-IdNr. beantragst du beim Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) — kostenlos, online, dauert wenige Tage.

Kann ich als Freelancer Kleinunternehmer sein?

Ja, wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 € (Übergangswert, regulär 22.000 €) und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet. Viele Freelancer starten als Kleinunternehmer und wechseln später zur Regelbesteuerung. Mehr Details: Spezialseite zur Kleinunternehmer-Rechnung.

Wie rechne ich Tage und Stunden ab?

Im Generator legst du Positions-Typen an: „Stunde × Stundensatz“, „Tag × Tagessatz“, „Projekt-Pauschale“. Du kannst auch verschiedene Stundensätze in einer Rechnung mischen (z. B. Design 90 €, Code 110 €). Wichtig: bei B2B-Kunden EU-weit USt-IdNr. des Kunden eintragen.

Was unterscheidet die Freelancer-Rechnung von der GmbH-Rechnung?

Rechtlich nichts — beide brauchen § 14 UStG Pflichtangaben. Praktisch sind Freelancer-Rechnungen meist schlanker (weniger Positionen, keine komplexen Lieferketten) und enthalten häufiger Reverse-Charge (EU-B2B-Software-Leistungen). Steuerlich: Freelancer ist meist Einzelunternehmer oder kleine GbR — EÜR-Pflicht, keine Bilanzierung bis 600.000 € Umsatz / 60.000 € Gewinn.

Was passiert, wenn der Kunde nicht zahlt?

Nach Zahlungsziel (typisch 14 Tage) erste Mahnung mit unserem Mahnungsgenerator. Nach zweiter Mahnung ohne Erfolg: gerichtliches Mahnverfahren über das zuständige Amtsgericht — online über das Justizportal. Bei B2B-Geschäft erinnere früh und freundlich, viele Verzögerungen sind nur Vergesslichkeit, kein Zahlungsunwille.

Rechnung für Freelancer schreiben — Honorarabrechnung mit USt-Modus

Veröffentlicht am 2026-05-19

Freelancer-Rechnungen sind im Kern simpel: Honorar abrechnen, ggf. Spesen dazu, fertig. Aber drei Punkte machen sie in der Praxis komplizierter, als es scheint: Stunden- vs. Tagessätze, EU-Reverse-Charge bei internationalen Kunden, und der USt-Modus (Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung).

→ Freelancer-Rechnung jetzt erstellen

Was eine Freelancer-Rechnung enthalten muss

Pflichtangaben nach § 14 UStG — unabhängig davon, ob du Designer, Entwickler, Texter oder Berater bist:

Dein vollständiger Name und Anschrift (Geschäfts- oder Wohnadresse)
Vollständige Adresse des Kunden (bei B2B: korrekter Firmenname inkl. Rechtsform)
Deine Steuernummer ODER USt-IdNr. (mindestens eines, idealerweise beide bei B2B)
Ausstellungsdatum
Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
Leistungszeitraum oder Leistungsdatum
Klare Beschreibung der Leistung (was, wie viel, zu welchem Tarif)
Nettobetrag, USt-Satz (19 % oder 7 %), USt-Betrag, Bruttobetrag — bzw. Kleinunternehmer-Hinweis
Zahlungsziel und Bankverbindung (IBAN)

Stunden, Tage, Projektpauschale — wie abrechnen?

Stundenabrechnung

Geeignet für kleine Aufträge, unvorhersehbare Aufwände, Beratungen. Vorteil: maximale Transparenz. Nachteil: Diskussion über jede einzelne Stunde, schwer kalkulierbar für den Kunden.

Tagessatz

Etabliert bei Projekt- und Beratungseinsätzen. Vorteil: Kunde weiß, was ein Tag kostet. Nachteil: kürzere Aufwände werden aufgerundet, Halb-Tage müssen separat geregelt werden.

Projekt-Pauschale

Festpreis für definierten Leistungsumfang. Vorteil: keine Diskussionen über Stunden, klare Kalkulation. Nachteil: bei Scope Creep wird's eng — Change-Request-Prozess unbedingt vorher klären.

Unser Generator unterstützt alle drei Modelle und sogar Mischformen (z. B. Projekt-Pauschale + Reisekosten nach Aufwand).

EU-Kunde, US-Kunde, internationale Mandate

B2B-Kunde im EU-Ausland

Beim Verkauf von Dienstleistungen an EU-Unternehmer gilt Reverse Charge: der Kunde schuldet die USt in seinem Land, du weist keine USt aus. Pflicht: deine USt-IdNr. + USt-IdNr. des Kunden (qualifiziert bestätigt über BZSt) + Hinweis:

„Reverse Charge — Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß Art. 196 MwSt-SystRL.“

Zusätzlich: Zusammenfassende Meldung (ZM) ans BZSt — monatlich oder quartalsweise.

B2C-Kunde im EU-Ausland

Bei Privatkunden in der EU greift seit 2021 das OSS-Verfahren (One-Stop-Shop). Du weist die USt des Empfänger-Landes aus (z. B. 21 % bei niederländischem Privatkunden) und meldest sie zentral übers BZSt. Komplex — viele Freelancer schließen B2C-EU-Geschäfte deshalb ein.

Kunde in den USA / Drittland

Außerhalb der EU: typisch steuerfreie Ausfuhrleistung. Hinweis: „Steuerfreie Leistung an Drittland gemäß § 3a Abs. 2 UStG“. Keine deutsche USt. US-Kunde rechnet das nach US-Steuerrecht ab (1099 / sales tax meist nicht relevant für ausländische Dienstleister).

Praxis-Checkliste für Freelancer

USt-IdNr. beantragen, sobald EU-B2B-Kunden absehbar sind (kostenlos, dauert paar Tage)
Stunden tracken — auch bei Pauschalen (zur eigenen Kalkulation, nicht für Kunden)
Zahlungsziel auf der Rechnung: 14 Tage netto ist Standard
Bankverbindung deutlich angeben — Kunden suchen das, nicht versteckt
Verzugszinsen: Kleinunternehmer können nach § 288 BGB 5 Prozentpunkte über Basiszins berechnen, Unternehmer 9 Prozentpunkte
Backup der Rechnungen — 10 Jahre Aufbewahrungspflicht. Wir exportieren auf Wunsch als JSON